Wanneer u tijd, geld en energie investeert in het opstellen van het beleid en de procedures van uw bedrijf met betrekking tot alleen werken, wilt u deze natuurlijk ook benutten om uw veiligheidsdoelstellingen te bereiken. In dit bericht delen we verschillende tips en strategieën voor het optimaal opstellen en implementeren van dit beleid.
Het juiste beleid voor alleenwerkers opstellen
Sjablonen kunnen erg handig zijn bij het opstellen van beleid en procedures, maar u moet ervoor zorgen dat het eindresultaat precies is afgestemd op de specifieke situatie van uw bedrijf. Om het juiste beleid voor alleenwerkers voor uw organisatie op te stellen:
- Geef specifiek aan welke functies voor alleenwerkers er binnen uw bedrijf bestaan.
- Beoordeel risico's, inclusief de gevaren zelf, samen met wie er gevaar loopt, op welke manieren en in welke mate.
- Bepaal passende voorzorgsmaatregelen voor elk niveau en type risico.
- Leg uw bevindingen vast
- Stel een beleid en procedures op voor zelfstandig werken die specifiek en volledig ingaan op deze bevindingen.
- Definieer rollen en verantwoordelijkheden om dat beleid in praktijk te brengen.
- Zorg voor de nodige middelen voor zowel werknemers als leidinggevenden, met inbegrip van maar niet beperkt tot de juiste technologie.
Zodra u een solide concept van uw beleid en procedures voor alleenwerkers hebt, volgen hier enkele tips om verder te gaan.
Algemene training geven
Betrokkenheid van medewerkers kan een grote bijdrage leveren aan het verkrijgen van cruciale steun en het bevorderen van een sterke naleving van het beleid en de procedures in de toekomst. Uw communicatieteam moet een intern programma kunnen ondersteunen om geleidelijk bewustzijn te creëren over het belang van het programma en het doel om iedereen veilig te houden. Voor sommige bedrijven is het belangrijk om eerst het middenkader en de leidinggevenden aan boord te krijgen voordat de communicatie naar de eindmedewerkers wordt uitgerold. Door deze vroege betrokkenheid kan een bedrijf de belangrijkste boodschappen aanscherpen voordat de communicatie naar de bredere teams wordt uitgerold.
Verandermanagement is altijd een belangrijk onderwerp. Het is essentieel om uw algemene beleid en bijbehorende procedures duidelijk en beknopt te communiceren. Zo kunt u het belang van elk onderdeel van het beleid en de bijdrage daarvan aan de veiligheid en beveiliging overbrengen, en kunt u ervoor zorgen dat iedereen in uw team achter het beleid staat. Het is raadzaam om een vergadering te houden voordat het beleid definitief wordt vastgesteld, omdat vragen en opmerkingen van medewerkers en leidinggevenden ertoe kunnen leiden dat u uw ontwerp nog moet aanpassen.
Zodra het beleid voor alleenwerkers is afgerond, laat u iedereen in uw bedrijf een vergadering bijwonen om de definitieve versie te bespreken, of dit nu één grote vergadering is of kleinere afdelingsvergaderingen. Hier kunt u de algemene gevaren op de werkplek bespreken en hoe werknemers in het algemeen moeten handelen om zichzelf te beschermen.
Op rollen en verantwoordelijkheden gebaseerde training
Het volgende onderdeel van de training richt zich op de informatie die u verstrekt aan werknemers die tot elke categorie alleenwerkers behoren, of het nu gaat om iemand die af en toe of regelmatig alleen werkt. Tijdens deze trainingssessies gaat u dieper in op welke procedures specifiek van toepassing zijn op de werknemers in de sessie. Als alleenwerkers geautomatiseerde technologie gebruiken om hun veiligheid in de gaten te houden, worden richtlijnen voor correct gebruik gepresenteerd. Het doel is om beleid en procedures op een duidelijke manier te delen en zo het vertrouwen van de werknemers te vergroten in hun vermogen om de uitdagingen van alleenwerk veilig aan te pakken.
Specifieke gevaren die aan bod komen, zijn onder meer werken op grote hoogte, met elektriciteit, op een bijzonder afgelegen locatie, in de tweede ploeg, buiten kantooruren op afroep en meer. Een ander voorbeeld zijn mogelijke gevaren in verband met machines en andere apparatuur die werknemers gebruiken. Het is belangrijk dat u in deze sessies verder gaat dan algemene best practices en specifieke richtlijnen voor de functie geeft.
Leidinggevenden moeten ondertussen goed worden getraind in het ondersteunen van hun medewerkers bij het toezicht, waaronder persoonlijke steekproeven, handmatige check-ins van medewerkers of het gebruik door de medewerker van geautomatiseerde wearables voor het monitoren van alleenwerkers. Elke leidinggevende moet ook worden getraind in het herkennen, monitoren en aanpakken van problemen die een werknemer misschien niet onder woorden brengt. Vertoont een alleenwerker bijvoorbeeld steeds meer stress in zijn of haar functie? Zo ja, hoe moet de leidinggevende dan reageren?
Neem beleid en procedures voor alleenwerkers op in de introductie van nieuwe medewerkers
Zorg ervoor dat nieuwe medewerkers die bij uw bedrijf komen werken (nadat uw beleid en procedures voor alleenwerkers zijn vastgesteld) dezelfde grondige training krijgen als toen u het beleid voor het eerst introduceerde. Dit geldt niet alleen voor alleenwerkers, maar ook voor leidinggevenden. Voor een uitgebreide communicatie moeten zelfs degenen die niet alleen werken op de hoogte zijn van het beleid en het programma. Een bedrijf kan immers nooit met zekerheid zeggen dat een medewerker nooit alleen zal werken. Iemand op kantoor kan bijvoorbeeld een week lang alleen werken als sommige collega's op vakantie zijn, anderen niet op kantoor zijn, enzovoort. Bovendien toont het aan dat uw bedrijf zich inzet om iedereen onder alle omstandigheden veilig te houden.
Lever de juiste technologie
Als er een ongeval of letsel plaatsvindt, is het van het grootste belang om zo snel mogelijk bij die werknemer te zijn. Omdat alleenwerkers geïsoleerd zijn en buiten het zicht en gehoor van anderen werken – soms op afgelegen plaatsen – kunnen er zonder de juiste technologie kostbare minuten of uren verstrijken zonder dat er proactief wordt gereageerd, wat mogelijk gevolgen heeft voor de werknemer. In vergelijking met handmatige check-ins van werknemers bij een team op afstand en persoonlijke steekproeven door supervisors, waarschuwt technologie voor het monitoren van alleenwerkers het personeel dat op afstand toezicht houdt binnen enkele seconden. Handmatige processen waarbij om de paar uur wordt gecontroleerd of de werknemer in orde is, zijn daarentegen slechts zo goed als de tijdsinterval tussen de check-ins. Afgezien van de impact op de productiviteit van handmatige controles, betekent dit dat als een werknemer kort na een controle door een supervisor gewond raakt, hij waarschijnlijk bijna twee uur lang geen hulp zal krijgen.
Actieve monitoringtechnologie verbetert het vermogen van uw bedrijf om snel te reageren op veiligheidsgerelateerde incidenten aanzienlijk. Dat verbetert op zijn beurt de uitkomst voor de werknemer die hulp nodig heeft maar geen hulp kan inroepen, of hij zich nu binnen of buiten bevindt, aan het rijden is of zich op een afgelegen plek bevindt. Het voorzien van uw alleenwerkers van de juiste, actieve en verbonden technologie is de beste manier om hen te beschermen en te zorgen voor een zo snel mogelijke noodhulp.
Technologie kan verder gaan dan de cruciale rol van het helpen beschermen van alleenwerkers door ook andere technologieën te integreren, zoals gasdetectie en push-to-talk-radio, waardoor het digitale transformatieprogramma van een bedrijf voor verbonden werknemers wordt gecompleteerd.
Risicobeoordelingen en procedures regelmatig herzien
Doorgaans wordt er, voordat een bepaalde taak wordt uitgevoerd, een risicobeoordeling uitgevoerd. Dit helpt om de kans op een gevaarlijk incident te bepalen en maatregelen te nemen om die risico's zoveel mogelijk te beperken. Deze beoordeling geeft echter alleen een momentopname weer. Dit betekent dat risicobeoordelingen en procedures die zijn ontworpen om het risiconiveau te verlagen, regelmatig moeten worden herzien.
Overweeg om uw veiligheidsteam jaarlijks (naast de momenten waarop specifieke zorgen zijn geuit) uw bedrijfsbeleid en -procedures voor alleenwerkers grondig te laten beoordelen. Is er iets veranderd in de contactgegevens voor het melden van incidenten? Zijn uw handmatige check-inprocessen gewijzigd of zijn er updates met betrekking tot de geautomatiseerde technologie voor het monitoren van alleenwerkers? Zijn er nieuwe functies gecreëerd of gewijzigd waarvoor alleen werken vereist is? Zijn er nieuwe machines of apparatuur aangeschaft? Zijn de veiligheidscertificaten van iedereen nog geldig? Heeft u uw beschermende uitrusting gewijzigd? In elk geval zal dit waarschijnlijk aanpassingen vereisen in uw beleid en procedures, en mogelijk ook in uw beleid voor alleenwerkers.
Maak na periodieke beoordelingen een lijst met aanbevolen wijzigingen en voer deze door het goedkeuringsproces van uw bedrijf. Overweeg om feedback te vragen aan een commissie van leidinggevenden en alleenwerkers die het meest te maken krijgen met toevoegingen en wijzigingen.
Een voorbeeld: de locatie waar een alleenwerkende werknemer buitenwerk moet uitvoeren, ligt dicht bij, maar is niet dezelfde als de locatie waar hij of zij eerder werkte toen de risicobeoordeling voor het eerst werd uitgevoerd. Het is mogelijk dat het risiconiveau en de soorten gevaren hetzelfde zijn, maar dat kan niet met zekerheid worden aangenomen. Daarom wordt een nieuwe risicobeoordeling aanbevolen.
Is er kans op extreme weersomstandigheden? Controleer nogmaals of dit is beoordeeld in de oorspronkelijke risicoanalyse en in de procedures die zijn ingesteld om alleenwerkers te beschermen.
Is de verhouding tussen het aantal supervisors en alleenwerkers nog steeds hetzelfde? Als uw bedrijf bijvoorbeeld meer opdrachten krijgt waarbij alleenwerkers nodig zijn, is het verstandig om ervoor te zorgen dat er voldoende supervisors zijn en dat zij nog steeds in staat zijn om fysiek bij die werknemers langs te gaan, zo vaak als volgens uw risicobeoordeling optimaal is.
Voldoen de bestaande procedures voor het monitoren van alleenwerkers op betrouwbare wijze aan de bedrijfsdoelstellingen? Als leidinggevenden niet regelmatig contact opnemen met alleenwerkers, worden uw bedrijf en uw werknemers onnodig aan risico's blootgesteld. Als dit het geval is, kunt u overwegen om proactieve en geautomatiseerde technologie voor het monitoren van de veiligheid van alleenwerkers in te zetten.
Plan regelmatig bijscholingssessies
Zodra uw beleid voor alleenwerkers naar tevredenheid is bijgewerkt voor het komende jaar, plant u vergaderingen met medewerkers en leidinggevenden om de wijzigingen te bespreken, vragen te beantwoorden en eventuele zorgen weg te nemen. U kunt dit onderwerp combineren met een algemene vergadering voor het bedrijf en vervolgens kleinere werksessies met afzonderlijke afdelingen plannen, om ervoor te zorgen dat medewerkers en leidinggevenden informatie krijgen over het totaalplaatje en over wat specifiek op hen van toepassing is.
Oplossing voor veiligheid bij alleenwerken
Monitoringoplossingen voor alleenwerkers kunnen bedrijven helpen hun werknemers te beschermen en hen het vertrouwen te geven dat ze nodig hebben om hun taken uit te voeren. Tegelijkertijd bespaart het bedrijf geld door efficiëntieverbeteringen binnen het team, omdat handmatige check-inprocessen overbodig worden.
De oplossingen van Blackline voor de veiligheid van alleenwerkers maken monitoring eenvoudig en efficiënt, dankzij direct-to-cloud wearables voor alleenwerkers met de optie van geïntegreerde gasdetectie. Elke wearable maakt verbinding met de Blackline Safety Cloud, die een online monitoringportaal biedt dat toegankelijk is via desktopcomputers en mobiele apparaten. Een live monitoringteam reageert in realtime op elke waarschuwing en kan cruciale hulpbronnen naar de exacte locatie van de werknemer sturen. Aangepaste plattegronden en plattegronden geven de locatie van uw werknemer weer in de context van zijn of haar omgeving. Monitoringopties omvatten controlekamers, supervisors, administratief personeel of, optioneel, het 24/7 live monitoringteam van Blackline, waardoor uw supervisors zich kunnen concentreren op het managen en laten groeien van uw bedrijf.
Onze oplossingen voor alleenwerkers bieden ondersteunde GPS- en indoor-locatietechnologie en de mogelijkheid tot geïntegreerde gasdetectie en push-to-talk-radio. Bovendien kunt u de naleving van de regels voor alleenwerkers controleren met behulp van toonaangevende tools voor data-analyse en visualisatie. Neem online contact met ons op om de specifieke behoeften van uw bedrijf te bespreken.
