Op hoog niveau omvatten de belangrijkste onderdelen van een beleid voor alleenwerkers:
- Een verklaring waarin het doel van het beleid wordt gedefinieerd
- Risico's van alleen werken in uw bedrijf, inclusief risico's die specifiek zijn voor elk type werknemer
- Rollen en verantwoordelijkheden van elke werknemer en hoe zij zullen bijdragen aan de naleving van het veiligheidsbeleid voor alleenwerkers
- Meldingsprocedures, waarin wordt aangegeven hoe problemen proactief kunnen worden gemeld en hoe daadwerkelijke incidenten moeten worden gemeld.
- Contactgegevens voor werknemers om antwoorden op vragen te krijgen en zorgen te delen
Hier is een link naar een toolkit voor alleenwerkers waarin de elementen van het beleid en de procedures voor alleenwerken meer in detail worden beschreven. Deze toolkit bevat ook informatie over branchespecifiek beleid.
Deze handleiding kan niet in een vacuüm worden opgesteld. Bij het bepalen wat het beste werkt voor elk van deze onderdelen, moet u rekening houden met de wetgeving die van invloed is op wat er in een veiligheidsbeleid voor alleenwerkers moet staan. Het is belangrijk om feedback van werknemers en leidinggevenden te verzamelen om een beleid op te stellen waar zij achter staan, zodat zij zich eerder aan de specifieke regels zullen houden en zullen helpen om het bedrijf veilig te houden. Neem ook informatie op over psychologische risico's en fysieke risico's.
Wetgeving inzake alleenwerkers
U kunt besluiten om relevante delen van wetten op te nemen in uw schriftelijke beleidsregels en links daarnaar op te nemen in online handleidingen. Op die manier zijn ze voor iedereen in uw bedrijf gemakkelijk toegankelijk. En als er herzieningen worden voorgesteld, kunt u gemakkelijk naar de wetten verwijzen om ervoor te zorgen dat uw beleidsregels en procedures wettig blijven. Vergeet niet dat u altijd meer kunt doen om alleenwerkers te beschermen dan wat de wet voorschrijft, maar dat uw bedrijf niet minder mag doen.
Dat gezegd hebbende, is de Occupational Health and Safety Administration (OSHA) relatief vaag in haar taalgebruik voor werknemers in de Verenigde Staten:
Behalve zoals bepaald in § 1915.51(c)(3) van dit deel, moet de werkgever, wanneer een werknemer alleen werkt, bijvoorbeeld in een besloten ruimte of op een afgelegen locatie, voor elke werknemer zorgen:
1915.84(a)(1)
Gedurende elke werkdienst, met regelmatige tussenpozen die passen bij de taakomschrijving, om de veiligheid en gezondheid van de werknemer te waarborgen; en
1915.84(a)(2)
Aan het einde van de opdracht of aan het einde van de dienst, afhankelijk van wat zich het eerst voordoet.
1915.84(b)
De werkgever moet elke werknemer persoonlijk of mondeling verantwoorden.
Een factsheet van OSHA over veiligheid op scheepswerven geeft een voorbeeld in het gedeelte 'Intervals of Accountability' (Verantwoordingsintervallen), waarin het volgende wordt vermeld:
Werkgevers, of hun vertegenwoordigers, moeten regelmatig of met een frequentie die is afgestemd op de specifieke taak die wordt uitgevoerd, controleren of werknemers veilig en gezond zijn. Werknemers die een korte taak uitvoeren, hoeven mogelijk slechts één keer tijdens een dienst of opdracht te worden gecontroleerd. Een werknemer die echter meerdere uren werkt in een afgelegen deel van een scheepswerf, moet mogelijk meerdere keren worden gecontroleerd om zijn veiligheid te waarborgen. Dit vergroot de overlevingskansen of vermindert de ernst van het letsel als een werknemer tijdens het alleen werken gewond raakt."
Het is ook belangrijk dat Amerikaanse bedrijven ervoor zorgen dat ze voldoen aan de toepasselijke staatswetten.
In Californië moeten werkgevers bijvoorbeeld een effectief plan ter voorkoming van hitteziekte (T8 CCR 3395) opstellen en documenteren, dat onder meer procedures bevat om ervoor te zorgen dat alle werknemers toegang hebben tot voldoende water en schaduw, en waarin wordt beschreven wat er moet gebeuren in situaties van extreme hitte, met inbegrip van noodprocedures en methoden en procedures voor acclimatisatie aan hitte. Dit plan moet in het Engels en in de taal die de meerderheid van de werknemers begrijpt, worden opgesteld. Het moet ook gemakkelijk toegankelijk zijn voor werknemers.
Als uw bedrijf actief is in Californië, hoe zorgt u dan voor water, schaduw enzovoort voor alleenwerkers die mogelijk op afgelegen locaties werken? Hier volgen enkele tips voor bedrijven met betrekking tot hitte.
De staat Washington heeft ondertussen een specifiek beleid voor werknemers die een "verhoogd risico op gewelddadige incidenten" lopen, waaronder "alleen werken (in afzondering werken) of in zeer kleine groepen werken". Dit beleid (WAC 296-800-11010) verplicht werkgevers om "veiligheidsvoorzieningen en -maatregelen te bieden en te gebruiken, en werkmethoden, processen en middelen toe te passen die redelijkerwijs toereikend zijn om uw werkplek veilig te maken".
In het Verenigd Koninkrijk moet een veiligheidsbeleid voor alleenwerkers aansluiten bij de volgende wetten:
Omdat wetten veranderen, is het belangrijk om op de hoogte te blijven van de wetten die van invloed zijn op alleenwerkers en om updates in uw veiligheidsbeleid voor alleenwerkers op te nemen zodra deze zich voordoen. Wie in uw bedrijf is verantwoordelijk voor het monitoren van deze veranderingen? Hoe worden werknemers op de hoogte gebracht en hoe worden hun handleidingen bijgewerkt?
Breed spectrum aan risico's inbegrepen — specifiek gedefinieerd
Als onderdeel van de risicobeoordeling van uw bedrijf, die als basis zal dienen voor uw beleid inzake alleenwerkers, wilt u de risico's definiëren waarmee werknemers worden geconfronteerd. Om een uitgebreidere lijst op te stellen, kunt u werknemers die alleen werken – ook al is dat maar af en toe – vragen naar situaties die zij als riskant hebben ervaren. Hoewel een risicobeoordeling zonder deze stap de meeste risico's aan het licht kan brengen, hoe zit het dan met de risico's die zelden voorkomen en die leidinggevenden misschien niet hebben gezien?
Om dit soort risico's in kaart te brengen, kunt u werknemers vragen om de meest onverwachte risicovolle situatie te beschrijven die ze ooit hebben meegemaakt of waarvan ze hebben gehoord. Heeft u hiermee rekening gehouden in uw risicobeoordeling? Een ongeval hoeft maar één keer plaats te vinden om potentieel catastrofale gevolgen te hebben, dus negeer dit soort risico's niet.
Wees specifiek in de risico's die u in uw beleid vermeldt. Vermeld ook dat het niet haalbaar is om alle mogelijke risico's op te sommen en dat het daarom belangrijk is dat alleenwerkers de voorgeschreven beschermende uitrusting dragen en zich in alle situaties aan de veiligheidsregels houden.
Het is essentieel om werknemers aan te moedigen om opheldering te vragen over beleid dat verwarrend kan zijn, maar u kunt ook een stap verder gaan. Voordat u uw nieuwe of bijgewerkte beleid publiceert, kunt u werknemers in kleine groepen indelen en leidinggevenden vragen hoe zij een bepaald onderdeel van het beleid interpreteren. Dit kan helpen om onduidelijke taal bloot te leggen die, wanneer deze wordt verduidelijkt, kan bijdragen aan de veiligheid van alleenwerkers.
Realistische toezichthoudende verantwoordelijkheden
Vraag bij het opstellen van het beleid en de procedurehandleiding voor alleenwerkers feedback aan de managers die toezicht zullen houden op de alleenwerkers. Vraag hen of de toezichthoudende taken die u hen wilt toewijzen realistisch zijn, want het heeft geen zin om het beleid en de procedures te verfijnen en op papier te zetten als de supervisors niet het vereiste toezicht kunnen uitoefenen.
Het is vaak zinvol voor leidinggevenden om veiligheids- en gezondheidscontroles te combineren bij het beoordelen van de voortgang en kwaliteit van het werk van een werknemer. Houd rekening met de tijd die dit waarschijnlijk in beslag zal nemen, zodat een leidinggevende niet meer taken krijgt toebedeeld dan hij of zij veilig en volledig kan uitvoeren. Neem vervolgens een realistische beschrijving van de rollen en verantwoordelijkheden van de managers van uw bedrijf op in uw handleiding.
Psychologische uitdagingen meenemen
Bij het opstellen van uw beleid voor alleenwerkers is het logisch dat u zich richt op de fysieke uitdagingen waarmee deze werknemers worden geconfronteerd, of die nu te maken hebben met het weer, hoogte of iets anders dat specifiek is voor uw branche. Maar vergeet ook de psychologische aspecten van alleenwerken niet. Neem bijvoorbeeld maatschappelijk werkers: aan wat voor soort verbaal geweld kunnen alleenwerkers regelmatig worden blootgesteld tijdens huisbezoeken, terwijl ze mensen met grote uitdagingen proberen te helpen? Hoe zit het met dreigingen met geweld? Zelfs als de dreiging nooit tot iets tastbaars leidt, kan dit een aanzienlijke negatieve impact hebben op de mensen die ermee te maken krijgen en ervoor zorgen dat ze voortdurend over hun schouder kijken. Bovendien lopen confrontaties soms wel degelijk uit op fysiek geweld. Wat als er sprake is van stalking door werknemers?
Hoe gaat uw beleid deze uitdagingen aanpakken?
Het beleid inzake alleen werken delen: voeg een schema toe
Neem in uw beleids- en procedurehandboek voor alleenwerkers op wanneer, waar en hoe dit met werknemers wordt gedeeld, inclusief alleenwerkers, mensen die doorgaans niet alleen werken en leidinggevenden. Dit kan worden gedaan tijdens kwartaalvergaderingen (of ten minste tijdens jaarlijkse vergaderingen), bij het inwerken van nieuwe werknemers en meer. Als u in uw handboek vermeldt wanneer het beleid moet worden herzien, bijgewerkt en gedeeld, maak dat dan een natuurlijk onderdeel van uw bedrijfsvoering en houd managers verantwoordelijk voor het prioriteren van deze belangrijke taak.
Zorg ervoor dat iedereen een exemplaar heeft van de meest recente beleidsregels en procedures en hang deze op belangrijke plaatsen op.
Blackline Safety kan helpen
Ons assortiment van draadloos verbonden gasdetectie- en alleenwerkersbewakingsproducten kan u helpen uw veiligheidsbewakingsprogramma te verbeteren. Onze G7-verbonden veiligheidsapparaten bieden:
- Mobiele en satellietcommunicatie
- GPS en eigen technologie voor binnenlocatiebepaling
- Automatische incidentdetectie
- Handmatig geactiveerde waarschuwing
Deze apparaten voor het monitoren van alleenwerkers kunnen uw bedrijf op verschillende manieren helpen, waaronder:
- Help de resultaten na een veiligheidsincident te verbeteren
- Verminder werkgerelateerde verwondingen en dodelijke ongevallen
- Verminder de werkstress van alleenwerkers die tot ongevallen kan leiden
- Geeft u realtime informatie over de veiligheidssituatie van uw werknemers die alleen werken.
- Ga uw belangrijkste veiligheidsuitdagingen aan
Neem contact met ons op, zodat wij u kunnen helpen uw veiligheidsprogramma voor alleenwerkers te verbeteren.
