Door de risico's voor alleenwerkers in uw bedrijf te evalueren en te beperken, kunt u uw meest kwetsbare werknemers beschermen en tegelijkertijd voldoen aan de regelgeving. Om uw veiligheidsprogramma voor alleenwerkers te optimaliseren, moet u de werkomgevingen systematisch beoordelen en vervolgens gerichte beleidsregels en procedures opstellen om eventuele gevaren aan te pakken. Deze gids biedt een diepgaand inzicht om u te helpen vaststellen waar uw programma goed presteert en waar er nog hiaten bestaan.
Aanvullende bronnen:
Als u vragen heeft over hoe u uw alleenwerkers kunt beschermen met behulp van monitoringtechnologie, neem dan vandaag nog online contact met ons op.
Algemene risicobeoordeling
Het beoordelen van risico's op de werkplek houdt in dat u vaststelt op welke manieren werknemers letsel kunnen oplopen, dat u de huidige methoden van uw bedrijf om die gevaren aan te pakken analyseert en dat u vervolgens de hiaten op passende wijze aanpakt. In sommige gevallen kan een bepaald risico van toepassing zijn op een breed scala aan functies waarbij alleen wordt gewerkt, terwijl andere risico's meer specifiek zijn voor bepaalde functies.
De potentiële risico's zullen waarschijnlijk talrijker en groter zijn voor een alleenwerkende die taken uitvoert op een afgelegen locatie in de buitenlucht dan voor iemand die af en toe alleen werkt in een faciliteit wanneer een collega afwezig is. Elke situatie vereist een risicobeoordeling, maar de details kunnen aanzienlijk verschillen.
Andere voorbeelden van functies van alleenwerkers waarvoor een risicobeoordeling nodig is, zijn onder meer:
- Reis soms alleen, vooral in afgelegen gebieden.
- Soms alleen werken, op kantoor of op een bouwplaats, aan het begin of einde van een dienst.
- Werken doorgaans in paren, maar kunnen tijdens de werkdag van hun partner gescheiden zijn.
- Zorg voor een oproepdienst buiten kantooruren.
- Werk in de buurt van andere werknemers, maar in omstandigheden waarin het moeilijk kan zijn om hen te zien of te horen wanneer er gevaar dreigt, zoals op werkplekken met fysieke obstakels of veel lawaai.
- Werken in openbare ruimtes en kunnen in contact komen met mensen die agressief of zelfs gewelddadig zijn.
Nadat u hebt vastgesteld welke situaties met alleenwerkers zich op uw werkplek voordoen, hetzij regelmatig, hetzij incidenteel, kunt u voor elk daarvan een risicobeoordeling uitvoeren. Er kunnen risicobeoordelingsteams worden samengesteld, waarbij elk teamlid over unieke vaardigheden beschikt. Zo kan iemand met ervaring met de apparatuur die op een assemblagelijn wordt gebruikt, worden gekoppeld aan iemand met expertise op het gebied van gezondheid en veiligheid. Als er in de bedrijfsprocessen regelmatig chemicaliën worden gebruikt, kunt u iemand met diepgaande kennis daarvan aan het beoordelingsteam toevoegen.
Risicobeoordeling houdt in dat de activiteiten die plaatsvinden stap voor stap worden geanalyseerd en dat wordt vastgesteld welke activiteiten een gevaar voor de gezondheid kunnen vormen of letsel kunnen veroorzaken. Dit omvat zowel routinetaken als procedures die misschien maar eens per kwartaal plaatsvinden of bijvoorbeeld wanneer apparatuur moet worden uitgeschakeld. Welke stoffen zijn potentieel schadelijk? Welke risicofactoren zijn aan de apparatuur verbonden? Wanneer loopt een alleenwerkende werknemer een aanzienlijk risico?
Houd bij het identificeren van gevaren rekening met het volgende:
- Bekijk de gegevensbladen en instructies van de fabrikant voor elk apparaat en elke chemische stof om uw veiligheidsplan te kunnen opstellen.
- Houd rekening met langetermijngevaren, zoals voortdurende blootstelling aan lawaai of chemicaliën.
- Houd rekening met gevaren die verband houden met het weer. Wanneer de temperatuur stijgt, kunnen werknemers vermoeid en duizelig worden, met andere symptomen van hitteziekte, zoals spierkrampen en hoofdpijn. Ze kunnen uitgedroogd raken en zelfs flauwvallen. Als dat gebeurt op een hoge locatie, kan dit leiden tot dodelijke valpartijen; bij het bedienen van apparatuur zijn er nog andere gevaren. Houd ook rekening met bevriezing en andere gevaren van extreme kou.
- Bekijk de ongevallen- en ziektegegevens van uw bedrijf om patronen te ontdekken en stel vervolgens proactieve maatregelen op om toekomstige incidenten te helpen voorkomen.
- Laat iemand die niet bekend is met de omgeving waarin uw alleenwerkers zich bevinden, het gebied inspecteren; bekendheid kan leiden tot zelfgenoegzaamheid en het over het hoofd zien van gevaren.
- Vraag medewerkers om hun mening via enquêtes en interviews. Een grondige kennis van een omgeving kan unieke inzichten opleveren.
- Observeer het personeel terwijl ze aan het werk zijn, zonder hen te onderbreken. Doe dit meer dan één keer, op verschillende dagen en tijdens verschillende diensten.
- Vorm focusgroepen om risico's en mogelijke oplossingen te bespreken.
Identificeer via dit proces wie er risico loopt op letsel en op welke manieren. Houd ook rekening met medewerkers die kortstondig de werkruimtes betreden, zoals bezorgers van pakketten of post, of mensen die apparatuur repareren. Denk ook na over de risico's waarmee leveranciers, onderhoudsmonteurs en andere bezoekers van de locatie te maken kunnen krijgen. Hoe zit het met tijdelijke werknemers? Mensen met een handicap? Zwangere werknemers?
Bepaal voor elk risico het volgende:
- Als het volledig kan worden verwijderd
- Als het niet volledig kan worden verwijderd, bereken dan hoe het risico kan worden verminderd, bijvoorbeeld door een extra medewerker aan te nemen, procedures te wijzigen, trainingen te verbeteren, steigers te gebruiken in plaats van ladders, enzovoort.
- Als er een manier is om toegang tot gevaarlijke zones te voorkomen, behalve wanneer een werknemer zich absoluut in die zone moet bevinden.
- Welke risiconiveaus blijven er nog over voor elk gevaar na het doorlopen van deze stappen? U kunt een rangschikkingssysteem bedenken met behulp van cijfers, letters of kleuren.
- Welke procedures zijn er al om de resterende risico's te beperken?
- Welke EHBO-posten en wasfaciliteiten moeten op welke locaties worden geplaatst?
- De beste beschermende uitrusting voor het werk
- Welke communicatieapparatuur biedt werknemers de beste bescherming en zorgt ervoor dat ze veilig verbonden blijven?
Zodra u dit proces hebt doorlopen, kunt u de risico's in verschillende mate verminderen. Vervolgens is het tijd om te brainstormen over manieren om alleenwerkers bescherming te bieden tegen de resterende gevaren. Vraag medewerkers om samen met u oplossingen te bedenken die praktisch en effectief zijn en die eerst de belangrijkste risico's aanpakken. Ontstaan er tijdens de risicobeperkende maatregelen nieuwe risico's? Zo ja, hoe worden die dan aangepakt?
Leg belangrijke bevindingen vast, waaronder de risico's, hoe groot deze zijn, hoe vaak ze zich kunnen voordoen en hoe ze zullen worden aangepakt. Dit vormt de basis voor een beleid voor alleenwerkers dat geschikt is voor uw bedrijf.
Flexibiliteit inbouwen
Hoewel risicobeoordelingen worden gebruikt om veiligheidsnormen en bijbehorende procedures vast te stellen, kunnen situaties in het echte leven dynamischer zijn dan wat in een veiligheidshandboek kan worden vastgelegd. Daarom is het belangrijk om, als onderdeel van de trainingsprocessen in verband met risicobeheer, werknemers te leren hoe ze snelle, slimme beslissingen kunnen nemen en hen daartoe in staat te stellen. Dit kan op zichzelf al risico's verminderen en naarmate uw team meer vertrouwen krijgt in deze vaardigheid, kan het helpen om nog meer letsel te voorkomen.
Nadat zich een incident heeft voorgedaan, kan een evaluatie van de gebeurtenissen:
- Help vast te stellen waarom de veiligheidsprocedures het gevaarlijke incident niet volledig hebben voorkomen.
- U in staat stellen procedures en trainingsprogramma's te verfijnen om rekening te houden met deze onverwachte gebeurtenis.
- Bied de mogelijkheid om de reacties van medewerkers te bespreken en beloon snel denken dat heeft bijgedragen aan het voorkomen of verminderen van letsel.
HSE beveelt aan dat werkplekken ook regelmatig worden beoordeeld om te bepalen of er sinds de laatste grote risicobeoordeling belangrijke veranderingen hebben plaatsgevonden.
In sommige gevallen, zoals bij bouwwerkzaamheden, kan de locatie van het werk vaak veranderen. In deze situaties kan het nuttig zijn om gestandaardiseerde basisprocedures te hebben en vervolgens ook een risicobeoordeling uit te voeren op elke nieuwe locatie om te zien of er ongebruikelijke situaties zijn die een ander soort gevaar kunnen opleveren. In andere gevallen kan er nieuwe apparatuur worden geïntroduceerd en ook dan moet een risicobeoordeling worden uitgevoerd.
Ontwikkeling van trainingsprogramma's
Nieuwe medewerkers moeten worden getraind als onderdeel van hun inwerkproces en alle medewerkers moeten training krijgen wanneer de veiligheidsprotocollen veranderen. Onderwerpen kunnen zijn:
- De gevaren die men in bepaalde functies binnen het bedrijf tegenkomt
- Veiligheidsbeleid en -procedures en hoe deze helpen om risico's te verminderen
- Hoe te reageren wanneer een gevaarlijke situatie niet perfect binnen die procedures past
- Hoe te communiceren wanneer een potentieel gevaar wordt geconstateerd of wanneer zich een gebeurtenis voordoet
Er kan een algemene veiligheidstraining voor het hele bedrijf worden gegeven, aangevuld met meer gespecialiseerde veiligheidstrainingen voor alleenwerkers voor specifieke functies. Wanneer leidinggevenden trainingen bijwonen en met werknemers in gesprek gaan, wordt het belang van wat er wordt besproken benadrukt. Wanneer de ideeën van werknemers worden verwelkomd en waar mogelijk worden meegenomen, bevordert dit de betrokkenheid en moedigt het hen aan om te blijven brainstormen over nieuwe manieren om risico's te verminderen.
Monitoring, registratie en controle
Zodra de risicobeoordeling is voltooid en er een plan is opgesteld, controleert u de ervaringen van alleenwerkers op locatie en toetst u hun handelingen aan de hand van de checklist voor risicobeoordeling voor alleenwerkers. Dit helpt om de mate van naleving te bepalen en kan gebieden aan het licht brengen waar aanvullende procedures nodig kunnen zijn. Het kan ook gebieden aan het licht brengen waar alleenwerkers meer duidelijkheid nodig hebben over het beleid of waar dat beleid mogelijk moet worden aangescherpt.
Leg specifieke informatie vast over incidenten die zich voordoen. Houd niet alleen het aantal incidenten bij, maar noteer ook waar en wanneer ze zich hebben voorgedaan om eventuele patronen te kunnen herkennen. Als het buiten gebeurde, hoe was het weer dan? Hoe ernstig waren de verwondingen? Kijk naar de betrokken werknemers: hoeveel veiligheidstraining hebben ze gehad? Hoeveel ervaring hadden ze in hun werk?
Als er een ongeval of letsel plaatsvindt, welke rapportage moet dan aan overheidsinstanties worden verstrekt? Hier is de HSE-rapportagegids. Volgens de gids moet het volgende worden gemeld:
- Arbeidsongevallen met dodelijke afloop
- Arbeidsongevallen die bepaalde ernstige verwondingen veroorzaken (meldingsplichtige verwondingen, inclusief bevestigde COVID-19-gevallen in sommige gebieden)
- Gediagnosticeerde gevallen van bepaalde beroepsziekten; en
- Bepaalde 'gevaarlijke voorvallen' (incidenten die schade kunnen veroorzaken)
De Occupational Safety and Health Administration (OSHA) biedt een overzicht van de rapportage- en registratieverplichtingen voor werkplekken in de Verenigde Staten.
Over het algemeen vereist OSHA dat werkgevers met meer dan tien werknemers een register bijhouden van "ernstige werkgerelateerde verwondingen en ziektes". Zij merken op dat verwondingen die zo licht zijn dat alleen eerste hulp nodig is, niet hoeven te worden geregistreerd, hoewel het bijhouden ervan intern kan helpen bij uw interne risicobeoordelingen. Deze gegevens moeten ten minste vijf jaar op de werkplek worden bewaard en er moet jaarlijks een overzicht worden ingediend. Dodelijke ongevallen moeten binnen acht uur worden gemeld, en ziekenhuisopnames, amputaties of het verlies van een oog moeten binnen 24 uur worden gemeld. Hier vindt u hoe u bij OSHA.
Risicobeoordeling voor alleenwerkers: wat u niet mag vergeten
Hier zijn enkele belangrijke punten om in gedachten te houden bij het beoordelen van risico's en het opstellen van een beleid voor alleenwerkers.
- Wees specifiek en realistisch over de verantwoordelijkheden van de leidinggevenden van alleenwerkers; het kan helpen om de leidinggevenden om feedback te vragen voordat u de procedures definitief vastlegt. Beleid en procedures kunnen er op papier geweldig uitzien, maar als ze niet uitvoerbaar zijn, helpt dit uw bedrijf niet om risico's te beperken. Bereken hoeveel tijd een leidinggevende redelijkerwijs nodig heeft om zijn of haar taken uit te voeren; bepaal of taken (bijvoorbeeld het combineren van gezondheids-/veiligheidscontroles met een evaluatie van het programma van een werknemer) kunnen worden gestroomlijnd; en stel anders een redelijk tijdsbestek vast voor leidinggevenden om hun dagelijkse werk uit te voeren.
- Houd rekening met psychologische aspecten in de risicobeoordeling en het beleid. Veel van wat in een risicobeoordeling voor alleenwerkers wordt opgenomen, is gericht op fysieke aspecten, maar er zijn ook emotionele/mentale factoren waarmee rekening moet worden gehouden. Heeft een werknemer bijvoorbeeld moeite met de eenzaamheid die gepaard gaat met het alleen werken? Heeft een andere werknemer last van angst vanwege bedreigingen tijdens huisbezoeken? Hoe gaat uw beleid om met deze situaties? U kunt deze gids met strategieën om stress bij alleenwerkers te verminderen. De gids biedt ook inzicht in de kritieke impact die stress op de werkplek kan hebben op letsel en dodelijke ongevallen.
- Plan wanneer het beleid wordt gedeeld en besproken; zelfs de beste risicobeoordelingen en beleidsregels ter wereld helpen niet als ze niet duidelijk en beknopt aan de werknemers worden gecommuniceerd. Wanneer wordt uw beleid gedeeld? Waar en hoe vaak? Hoe kunt u ervoor zorgen dat iedereen over de meest recente documenten beschikt? Waar kunt u ze publiceren?
Brainstorm over wat uniek is aan uw branche en/of werkplek en maak een lijst van kwesties die u mogelijk moet aanpakken en die andere branches misschien niet hebben. Hier vindt u branchespecifieke richtlijnen die u daarbij kunnen helpen.
